La política de cumplimiento anticorrupción y antisoborno de PROCAR INVERSIONES S.A.S. está orientada hacia la protección de nuestra cultura de integridad y conducta ética, operando en un ambiente de control de anticorrupción mediante el uso del buen criterio, la responsabilidad y la diligencia, garantizando así el cumplimiento estricto de las normas que contemplan las consideraciones legales frente al riesgo del soborno transnacional.
Ante la posibilidad que tiene PROCAR INVERSIONES S.A.S. de ser afectada directa o indirectamente por actos de corrupción, sus actuaciones se acogen a las normas de cumplimiento Ético y Buen Gobierno, evitando la materialización de riesgos relacionados con sobornos transnacionales en los procesos susceptibles de ser afectados con actos de corrupción, dentro de los cuales se destacan: Compras Nacionales, Importaciones, área Comercial, Logística, Tesorería, Contabilidad, entre otros.
Las políticas y procedimientos de PROCAR INVERSIONES S.A.S., relacionadas con anticorrupción y control del proceso de Comercio Internacional, se relacionan a continuación:
- Todas las operaciones, acciones o negociaciones que realice PROCAR INVERSIONES S.A.S., que puedan llegar a tener relación directa o indirecta o se involucren con transacciones y negociaciones locales e internacionales, tendrán una política de control anticorrupción. Por ello se ha definido para cada uno de los siguientes casos las condiciones de manejo que más protejan a la empresa:
Contribuciones a Partidos u organizaciones Políticas
- Solo podrán ser definidas y aprobadas por el Gerente General.
- Llevar un registro contable exacto de contribuciones políticas.
- Evaluar conflictos de intereses con el partido o campaña política beneficiaria de la contribución.
- Seguimiento a las contribuciones políticas realizadas a sus beneficiarios.
- Asegurarse de no obtener ventajas por el otorgamiento de contribuciones políticas.
- Dar a conocer a colaboradores y partes contratadas la política sobre contribuciones políticas.
- Rechazar formalmente la obtención de cualquier beneficio particular adicional a lo legalmente establecido a cambio de una contribución política.
Donaciones
- El Gerente General podrá aprobar donaciones hasta por 10 SMMLV mensuales. Las donaciones superiores a 10 SMMLV mensuales serán aprobados por la Junta de socios.
- Se debe contar con la certificación del beneficiario de la donación.
- Rechazar formalmente la obtención de cualquier beneficio particular adicional a lo legalmente establecido a cambio de una donación.
- Dar a conocer a colaboradores y terceros su posición frente a las donaciones.
- Llevar un registro contable exacto de donaciones que se otorguen.
Patrocinios
- El Gerente General podrá aprobar patrocinios hasta por 10 SMMLV para apoyar las estrategias de mercadeo de la compañía. Los patrocinios superiores a 10 SMMLV serán aprobados por la Junta de socios.
- Se hará seguimiento al uso correcto de los patrocinios otorgados.
- Realizar debida diligencia del beneficiario de un patrocinio antes de ser otorgado.
- Evaluar posibles conflictos de intereses con el beneficiario que pueda afectar la transparencia del patrocinio.
- Disponer de información detallada sobre los patrocinios en caso de ser requerida.
- Abstenerse de otorgar patrocinios en circunstancias que puedan ser utilizadas como un pretexto para sobornar.
- Llevar un registro contable exacto de los patrocinios que se otorgan.
- Socializar a colaboradores y partes contratadas la posición empresarial sobre patrocinios.
Regalos y Gastos de representación
- La política de la compañía no tiene estipulado regalos para proveedores ni para clientes, tampoco contempla el recibo de estos por parte de clientes y/o proveedores. Los casos que se presenten deben ser reportados al Oficial de Cumplimiento.
- Los Gerentes son los únicos autorizados para realizar gastos de representación, previamente sustentados ante la Gerencia General, siempre y cuando tengan relación directa con el curso normal de las operaciones.
- Mantener disponible información sobre regalos y gastos otorgados y/o recibidos para eventuales requerimientos.
- Se mantendrá el registro contable exacto de los regalos y gastos de representación que se otorgaron.
- Asegurarse de no generar obligación alguna para el beneficiario cuando se otorgan regalos.
- Socializar a colaboradores y terceros la posición empresarial frente al manejo de regalos y gastos de representación.
- Exigir el cumplimiento de estas políticas y procedimientos que regulan los regalos y gastos de representación.
- Reportar ante el Oficial de Cumplimiento todos los regalos recibidos.
- El Oficial de Cumplimiento es el canal de comunicación oficial para que los Colaboradores y terceros soliciten orientación.
- El correo de transparencia (aux.control@procar.com.co) es el canal oficial para quienes quieran denunciar hechos de soborno y demás operaciones inusuales.
- PROCAR INVERSIONES S.A.S. cooperará con las investigaciones y procesos judiciales de soborno realizados por las autoridades competentes.
- Todas las personas vinculadas a la empresa están comprometidas en velar por el cumplimiento no solamente de la letra sino del espíritu de la Constitución y de las leyes colombianas, igualmente de las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por la Compañía.
- Actuar con buena fe, con diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y el cumplimiento de la ley y dando prelación en sus decisiones a los principios y valores de la Compañía por encima del interés particular.
- Por lealtad con la Compañía toda persona debe comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos o al oficial de cumplimiento todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Compañía, de sus clientes, accionistas y directivos. Si el empleado prefiere conservar en reserva su identificación para comunicar dicho hecho, puede hacerlo a través del correo de Transparencia.
- En los procesos de vinculación laboral se deberá promover con los empleados la prevención del soborno como una condición contractual, de igual forma será de obligatorio cumplimiento incluir temas relacionados en la inducción organizacional.
- Las empresas vinculadas estarán alineadas con la posición de rechazo al soborno y prácticas indebidas promulgadas por la Junta de socios.
- Para que un contratista o proveedor sea vinculado a la empresa, deberán ejecutarse las actividades de control y las medidas necesarias que permitan verificar su idoneidad, realizando debidas diligencias simples y avanzadas según corresponda.
- En los contratos de vinculación de colaboradores, quedará explícita la terminación del contrato con justa causa ante un pago u ofrecimiento de soborno.
- Los pagos a terceros se realizarán a través de medios diferentes al efectivo, a excepción de las compras realizadas por caja menor, las cuales se deben ajustar a las reglas de negocio previamente establecidas por PROCAR INVERSIONES S.A.S.
De acuerdo con lo anterior, toda persona vinculada a PROCAR INVERSIONES S.A.S. por cualquier medio es responsable en la adecuada y correcta aplicación del programa de transparencia y ética empresarial y de manera especial cuenta con todo el respaldo de la Junta de socios para obrar de conformidad con las políticas declaradas en el presente documento.
Es por ello que desde la Junta de socios se valora y reconoce el esfuerzo y el compromiso de aquellas personas que obran con rectitud y velan por la integridad de la gestión empresarial.
